Помню, как-то раз мне пришлось прийти к начальнице и сказать ей, что я случайно подожгла принтер.

Слава богу, это была лишь уловка, чтобы выманить ее из кабинета и поздравить всем коллективом с днем рождения, но самым удивительным была ее реакция. Она не предприняла никаких действий, только попросила покинуть ее кабинет и не мешать проводить заседание. Она сидела до тех пор, пока я не вернулась во второй раз и не начала в панике звать ее на помощь. Только тогда она отправилась в комнату отдыха, где весь наш коллектив стоял вокруг тарелки с пирожными.

Когда я спросила, почему она никак не отреагировала в первый раз, ведь пожар – это очень серьезно, вот что она ответила: «Я подумала, что случится одно из двух: либо ты решишь эту проблему, либо сработает пожарная сигнализация, и нам всем придется эвакуироваться. Но пока этого не случилось, я решила закончить заседание».

Учитесь на моем опыте: если у Вас плохие новости, и Вам нужно сообщить их начальнику, нужно всегда учитывать три аспекта.

1. Выберите подходящий момент

Мы решили устроить сюрприз своей начальнице во время заседания, поскольку все были на месте, и для нас это было самое подходящее время. Но мы недооценили верность нашей руководительницы своим обязательствам. Поэтому в первую очередь важно найти время, наиболее подходящее Вашему начальнику и рассмотреть вопрос срочности не только с Вашей точки зрения, но и с его.

К примеру, допустим, Вы сломали компьютер. Наверняка Вы думаете, что нужно сразу же сообщить об этом начальнику. Но может для начала стоит попробовать позвонить в службу техподдержки и узнать, можно ли его быстро отремонтировать? Или может быть, у Вас произошел ужасный конфликт с клиентом? Возможно, Вы решите сначала поговорить с коллегой, но есть вероятность, что данный клиент сразу же обратится к Вашему руководителю, поэтому Вы должны сами как можно скорее сообщить дурные вести, чтобы потом не было неприятных сюрпризов.

Если Вам нужно поговорить с начальником срочно, особенно по личным причинам, обязательно найдите способ сказать, что у Вас особые обстоятельства. Начните разговор с фразы: «Я знаю, что сейчас не самое подходящее время, но мне нужно обсудить с Вами очень серьезный вопрос».

2. Тщательно выбирайте слова (и интонацию)

Теперь, когда Вы нашли подходящее время, нужно продумать свое сообщение. Сначала всегда рассказывайте конец истории: «Сегодня днем я выступил с презентацией и могу сказать, что наш клиент неудовлетворен». Затем извинитесь (если это уместно) и опишите проблемы, которые по Вашему мнению привели к неприятностям. В конце своего рассказа предложите план дальнейших действий или попросите совета.

Помните, что от того, как Вы преподнесете плохие новости, будет зависеть реакция Вашего начальника. Ничего страшного, если Ваша интонация будет отражать степень серьезности ситуации, потому что люди ценят искренность. Но не нужно слишком драматизировать, если Вам удалось взять проблему под контроль (независимо от того, сколько усилий Вам потребовалось). Например, «я понял, что в базе данных произошел сбой, и мы потратили все утро, чтобы это исправить». Этого вполне достаточно. Чем сдержаннее Вы будете рассказывать о произошедшем, тем лучше.

Если ситуация серьезная и несет личный характер (к примеру, Вы увольняетесь по семейным обстоятельствам), при разговоре используйте подход «лучше меньше да лучше». Всегда можно предоставить больше сведений по ходу разговора.

3. Распланируйте дальнейшие шаги

Когда существует тот или иной вопрос, разговор может пойти по двум путям: он будет сосредоточен либо на проблеме, либо на решении. И хотя Вы не можете контролировать то, как Ваш начальник будет задавать вопросы (например, «Как это случилось?» или «Как Вы думаете, что нам следует с этим делать?»), Вы можете выбрать структуру своих вопросов.

Рассказав, что случилось, поделитесь своим мнением о дальнейших действиях. Если Ваш начальник будет возвращаться к самой проблеме, используйте такие фразы, как: «Именно поэтому я считаю, что нам следует предпринять следующие шаги, чтобы этого больше не произошло».

Сложную ситуацию можно смягчить, имея план дальнейших действий. Если Вы не знаете, что делать дальше, хотя бы определите, какая поддержка Вам нужна сейчас или в будущем, поскольку вам обоим нужен благополучный исход.

Справляться с плохими новостями достаточно сложно, а делиться ими со своим начальником просто невыносимо. Но используя данные советы для продуктивного разговора, Вы минимизируете любые негативные последствия.